SINGAPURA – Hari Rabu di kantor pusat Ence Marketing Group di Raffles Place, dan kursus menggunakan kamera 360 derajat sedang berlangsung.
Tetapi alih-alih melakukan pelatihan di ruang konferensi kecil seluas 108 kaki persegi, staf duduk di meja mereka di area kantor utama seluas 1.000 kaki persegi untuk jarak sosial.
Sementara mereka mengutak-atik alat, slide presenter diproyeksikan ke layar besar.
Ini mungkin kantor masa depan, yang lebih diatur di mana rekan kerja duduk berjauhan, dengan masker, dan dengan banyak karyawan lain yang bekerja dari rumah.
Sebagai bagian dari langkah-langkah manajemen yang aman untuk bisnis, pengusaha di sini harus memastikan bahwa karyawan yang telah bekerja dari rumah terus melakukannya.
Karyawan harus kembali ke kantor hanya jika terbukti diperlukan, seperti untuk mengakses terminal khusus atau mesin khusus, atau menyelesaikan kontrak atau transaksi yang secara hukum diperlukan untuk dilakukan secara langsung dan di tempat.
Secara global, lebih banyak orang bekerja dari jarak jauh, menghasilkan kantor yang lebih kecil dan lebih sedikit pekerja di dalamnya. Perusahaan teknologi Fujitsu baru-baru ini mengumumkan rencana kerja dari rumah permanen, dan mengatakan akan mengurangi ruang kantornya di Jepang hingga setengahnya selama tiga tahun ke depan.
Sejak wabah, banyak perusahaan di Singapura juga telah melihat munculnya budaya perusahaan yang kurang berpusat pada kantor.
Angela Sim, 44, direktur pelaksana Ence Marketing Group, yang memiliki kantor di wilayah tersebut, mengatakan bahwa sebelum Covid-19, pihaknya telah berinvestasi dalam infrastruktur dan perangkat lunak untuk memungkinkan staf bekerja dari jarak jauh. Tetapi itu tidak menerapkan pengaturan kerja-dari-rumah penuh untuk stafnya di sini, karena mereka lebih suka pergi ke kantor dan berinteraksi dengan rekan kerja.
“Ketika Covid-19 terjadi, kami tidak punya pilihan. Kami sekarang pergi ke kantor hanya ketika kami harus menggunakan peralatan khusus tertentu.”
Bahkan kemudian, banyak langkah-langkah keamanan harus diikuti. Sebelum memasuki kantor, staf harus diukur suhu tubuhnya dan check-in melalui SafeEntry. Stasiun kerja harus lebih tersebar, dengan hanya empat staf di meja, bukan enam sebelumnya.
Praktik kebersihan yang lebih ketat di tempat kerja sekarang juga menjadi norma.
Misalnya, ketika International Centre for Thoracic Surgery, sebuah klinik di Mount Elizabeth Novena Specialist Centre, dibuka kembali pada 15 Juni, mereka menempatkan sabun tangan dan pembersih tangan di setiap wastafel di klinik.
Setelah setiap pasien pergi, asisten klinik menyeka area umum, gagang pintu dan sofa. Hanya satu anggota staf yang dapat berada di konter pendaftaran kapan saja dan staf tidak dapat berkumpul di dapur.
Di WeWork, yang mengoperasikan 12 ruang kerja bersama di Singapura, stiker lantai vinil dan tanda dinding yang menampilkan jarak aman 1m yang diharapkan dapat ditemukan di lorong dan area komunitas.
Banyak perusahaan juga memanfaatkan teknologi dengan cara yang lebih besar sejak wabah.
Di perusahaan konsultan digital 2359 Media, chatbots menjadi bagian integral dari kantor. Sejak April, telepon rumah kantornya telah dijawab oleh chatbot suara yang mampu menanyakan penelepon apa yang mereka butuhkan, memberikan solusi sederhana atau mengarahkan mereka ke departemen terkait.
Jika chatbot tidak memiliki jawaban, chatbot akan menghapus pesan dan staf akan membalas panggilan.
Sejak awal Februari, perusahaan juga telah menggunakan chatbot yang mencatat suhu harian karyawan, status kesehatan dan apakah mereka mengunjungi kantor hari itu.
Sementara para ahli memperkirakan tempat kerja akan menjadi lebih kecil di masa depan, firma hukum PKWA Law Practice melawan tren untuk saat ini. Kantornya di gedung HDB Hub di Toa Payoh diperluas pada bulan Mei, ketika mengambil alih unit kantor yang berdekatan sehingga mejanya bisa lebih luas.
Mr Lim Chong Boon, seorang direktur di perusahaan, mengatakan langkah itu untuk memastikan lingkungan kerja yang aman bagi lebih dari 100 karyawannya. Tapi melihat ke depan, dia yakin akan ada lebih sedikit kebutuhan untuk ruang kantor.
“Pengacara kami sudah melakukan dengar pendapat video dan pertemuan video dari rumah, jika memungkinkan,” tambahnya.
Misalnya, Sheila Cheng, seorang pengacara keluarga dan perceraian di firma tersebut melakukan tugas-tugas seperti menyusun dokumen hukum dan menjawab email klien dari apartemennya di Bukit Timah.
“Bekerja dari rumah memberi saya fleksibilitas yang lebih besar, katakanlah, untuk menyiapkan makan siang sederhana di dapur saya, atau beristirahat sejenak di siang hari sehingga saya bisa fokus lebih baik,” kata pria berusia 28 tahun itu.
“Meskipun ada ketidaknyamanan, seperti harus menunggu rekan kerja untuk menjawab pesan WhatsApp, alih-alih hanya bisa berjalan ke meja mereka, sepertinya kantor masa depan bisa menjadi kantor rumah.”
Bagi staf di perusahaan kecerdasan buatan yang berbasis di Singapura, Sqreem Technologies, bekerja dari rumah sudah menjadi kenyataan. Ini memiliki lebih dari 130 karyawan di enam negara – di mana delapan orang bekerja di kantor pusat perusahaan di sini – dan semua orang telah bekerja dari rumah sejak Maret.
Tim Singapura-nya sebelumnya beroperasi dari ruang kerja bersama di Chinatown dan masih memiliki sewa di sana hingga September.
Kepala eksekutifnya, Mr Ian Chapman-Banks, mengatakan: “Saya percaya bahwa bagi banyak perusahaan, ruang kantor akan menjadi berlebihan karena tim menyadari bahwa mereka dapat bekerja secara efektif dari rumah. Ini berkat banyaknya aplikasi konferensi Web di luar sana, yang memungkinkan kami menjadi produktif – jika tidak lebih. “
Bagi Joanna Chua, direktur bisnis Sqreem Technologies, pekerjaan sering kali melibatkan panggilan larut malam dengan klien di Amerika Utara atau Eropa, dan bekerja dari rumah memungkinkannya merencanakan waktunya dengan lebih baik.
Dia berkata: “Saya rindu melihat kolega saya dan interaksi sosial yang saya dapatkan dari bekerja di kantor, tetapi kami mengobrol di Zoom secara teratur.”